freee、チャットワーク、ビデオ会議

当社のテレワーク可能なバックオフィスの取り組みとしては、以下を利用しています。

・チャットワーク（スタッフ間およびお客様とのやり取り）
・ビデオ会議＝ハングアウト or Zoom（会議、訪問の代わり）
・スキャナ（領収書や請求書のＰＤＦ化用）
・クラウド会計ソフト：会計freee
・クラウド労務ソフト：人事労務freee

チャットワーク

チャットワークは、チャット連絡ソフトのことです。
基本的に案件ごとにグループ化してやり取りをしていますので、個々人の情報格差を無くして俗人化を防ぎ、風通しのよい雰囲気で運営することができます。
ちなみにチャットワークは、軽い感覚で文面を打てるので、ちょっとした冗談？も言い合えるくらいの気楽さがよいですね。
相手への仕事の依頼もタスク管理機能を通して行いますので、仕事のもれもなく進め、依頼状況もわかるので効率化に役立っています。

ビデオ会議

ハングアウト等を利用したビデオ会議では、freeeの画面共有をしながらお客様のサポートを行っています。
個人的には、ビデオ会議の方が画面共有しながら数字の確認や操作説明ができるので、質の高い打合せが出来ているなと感じていて、オススメです。

先日も、関東方面の社長様やヨーロッパ在住の社長様といった遠方のお客様をはじめ、緊急事態宣言で訪問できない代わりにビデオ会議での打ち合わせをさせて頂き、現状のご相談と今後の方策について早急にお打合せしました。
離れていても、密に連絡が取れるのは有難いです。

今回のテーマとなるビデオ会議の社内的な利用方法としては、スタッフ同士でお昼を食べているような感覚でランチ会を実施して、時には業務のちょっとした話や他愛ない話をしながら、バーチャルオフィスのような感覚で、孤立化を防いでいます。

会計freeeから経費精算申請、支払依頼

各自の経費精算申請は、会計freee上の経費精算から申請できます。承認も会計freee上で行いますので、ハンコは必要ありません。
また、承認後、仕訳もボタン一つで登録することが可能です。

経費の支払についても、請求書をスキャナで読み取り、会計フリー上へとデータをアップロードしてから、支払登録を行うことができます。
これにより、買掛登録と債権の管理がfreee上で行えます。
（プランによっては稟議や承認申請までfreee上で行うこともできます）

会計freeeから請求書を発行・メール送信

バックオフィスをテレワークで進めていくにあたっての関門は、「いかにペーパーとハンコを無くしていくか」ということとセットになってきます。

請求書の発行業務は、会計freee内にて行うことができますので、直接作成、メールで送信することが可能です。相手方もfreeeを利用していれば、届いたメールから請求書データを取り込むことができるので、相手にもメリットがありますね。
さらに、請求書を発行すると、自動で売上と売掛が計上されるので、仕訳を入力する手間もありません。

勤怠は人事労務フリーで各自が登録

日々の勤怠は、人事労務freeeに各自が登録していきます。
自動で給与計算が完了し、給与明細は人事労務freee上で確認することができますので、WEB明細の代わりにもなり、紙の給与明細を発行せずに各人が画面上で確認しています。（もちろんダウンロードして印刷も可能ですよ）

また、給与を確定すれば、仕訳が自動で生成されますので、あとは支払をするだけで完了です。

最後に、freeeでできることの確認

・見積書、納品書、請求書の発行と会計が紐づいているので、日々の売上を自動で登録

・銀行口座、クレジット、レジ、通販サイトなどの口座をfreeeと同期させることにより、明細を自動で取得、自動仕訳まで設定可能

・領収書をスキャナで保存orスマホで撮影するだけで、画像を読み取り、仕訳を自動推測

・入金管理レポートと支払管理レポートで、債券・債務の管理ができます

・ＡＩによる学習機能、仕訳チェック機能で、経理の質を高めます

・ファイルボックスへのデータ保管により仕訳とレシート等を紐づけ、ペーパーレス化

・業務とともに会計が連動して動くので、リアルタイムで経営状況が分かる

・各種、レポートによる資金繰り管理や経営分析が可能

・万全・安心のセキュリティで安心　※詳細はHPへ

業務を進めていくと同時に、裏で仕訳が立つイメージですので、独立した「経理」という感覚よりは、「業務を進めていたら、一緒に数字が進んでいた」という感覚の方が近いかもしれませんね。リアルタイムでの数字が把握可能になります。
こういう特に経営数字が必要になるときこそ、リアルタイムでの数字は重要です。

普段からの備えで、リモートワークもラクラク

当社では、freeeを利用してから、「自社の経理」というバックオフィス業務が省力・分散化され、経理に回していた時間を他の業務へと使えるように変化。

また、一緒に進めたリモート可能な働き方への対応も、各人のプライベートに合わせて柔軟に対応することが出来るようになりました。仕事に「リモート」という選択ができることで、活躍してもらいたい方に、活躍の場を用意することが出来たと感じています。

一方で、物理的な距離はありながらも、事務所のスタッフ同士のコミュニケーションは密になったと感じていますし、事務所の効率化にも効果が出ています。

それには、今までの業務を洗い出し、freeeを導入して、変える業務・残す業務を選別していく過程がありました。個人情報を扱う、守秘義務のある職種であるからこそ捨てれない業務もありましたが、今は「何が大切か？」「過去の慣習に縛られていないか？」「freeeを導入した目的は？」を自問自答しながら進めています。

これからもfreeeと共に事務所運営もまだまだ進化していきたいと思います！

ちなみに、新型コロナウイルス感染症対策の一環として、生産性革命推進事業も予定されています。「IT導入補助」については、2020年5月に開始する予定ですし、テレワーク導入支援策も打ち出されています。

それを機に、テレワーク導入について、そして「バックオフィス業務の効率化」についても、一度考えてみませんか？